Produktywność pracowników – 6 sposobów na podniesienie wydajności na produkcji

Firma to nie tylko obiekty, maszyny, wyposażenie – to przede wszystkim ludzie. Zaangażowanie i produktywność pracowników przekłada się bezpośrednio na sukces firmy. Dlatego nie jest zaskoczeniem, że pracodawcy chcą mieć w swoich szeregach osoby produktywne i na nich opierać planowanie produkcji. Z perspektywy firmy rozsądne gospodarowanie zasobami ludzkimi umożliwia redukcję kosztów, niweluje marnotrawstwo i gwarantuje skuteczne wykorzystanie know-how czy umiejętności zatrudnionych.

Produktywność pracowników jest ważna, dlatego musisz wiedzieć w jaki sposób na start ją najprościej policzyć, żeby z miesiąca na miesiąc porównywać czy firma funkcjonuje sprawniej. 

Czym jest produktywność w kilku słowach

Najłatwiej jest ją określić jako procent czasu jaki Twoi pracownicy na produkcji wykorzystują na faktyczną pracę, na tworzenie wartości, obrabianie produktu. Jednym słowem przekładają ją na coś co zarabia dla Ciebie pieniądze. Patrząc na taką definicję łatwiej jest powiedzieć czym produktywność na pepwno nie jest. Chodzi tu o cały czas kiedy na te 8 czy 10 godzin, kiedy pracownik jest obecny w firmie nie pracuje on na maszynach czy operacjach. Są to wszystkie przerwy, kiedy czegoś szuka, chodzenie po hali, dopytywanie gdzie Ty płacisz za godzinę, a nie możesz później wystawić faktury za ten czas.

Jak obliczyć produktywność pracowników?

To oczywiste, że wydajność pracy i sposoby jej mierzenia są dla każdego właściciela bardzo istotne. Dlatego poszukuje „złotej formuły”, uniwersalnego rozwiązania, które mogłoby zoptymalizować pracę załogi.

Wzór na produktywność pracownika

Wydajność pracy jest ilorazem produkcji (wytworzonych dóbr lub wykonanych usług) i nakładu pracy. Zapisuje się ją następującym wzorem:

wydajność=produkcja/nakład pracy bezpośredniej

Taka najprostsza formuła sprawdza sie przy liczeniu produktywności. Zobaczmy to na przykładzie: załóżmy, że Kowalski był 168 godzin w danym miesiącu w firmie (pewnie u Ciebie Kowalski jest 200-250 godzin przy obecnej sytuacji gospodarczej) i porównajmy z tym, ile faktycznie pracował na operacjach. Może się zdarzyć że na te 200 godzin, które był w firmie na operacjach pracował maksymalnie 120-130 godzin. To są realne wyniki, które uzyskało wielu klientów po pierwszym miesiącu używania Prodio. Płącąc 300 tysięcy miesięcznie na wynagrodzenia obliczyli, że 150 tysięcy z tego kosztowała ich nie produkcja, a właśnie czynności nieproduktywne. Takich wiadomości dostawaliśmy dużo, niezależnie od tego czy to była firma trzyosobowa, czy 50 osobowa. 

W przypadku wydajności pracy często mylnie zakładane jest, że nie można łatwo jej poprawić. Kiedy korzystasz z maszyn numerycznych, które działają w oparciu o programy tam już nic nie nadgonisz, masz już wyśrobowane normy, itp. Pracownicy podejmując daną czynność najcześciej są uczciwi i dobrze produkują (przynajmniej ja tak zakładam), więc często podwyższenie efektywności czy podniesienie wydajności na jakieś operacji o kilka procent kosztuje Cię masę czasu i masę nerwów. W przypadku samej produktywności, czyli tego jak pracownik spędza czas w firmie, można to bardzo łatwo poprawić. 

6 sposobów w jaki program produkcyjny może poprawić produktywność

1. To może najbardziej oczywisty sposób: trzeba zacząć produktywność mierzyć i powiedzieć pracownikom, że się to liczy. Najlepiej jest pokazywać dane na koniec każdego miesiąca (nie musisz tego robić publicznie, ale po prostu w rozmowie z poszczególnymi pracownikami). Dobrze jest mieć w systemie informację czy w danym tygodniu /miesiącu pracownik był tyle godzin w fimie i ile pracował. Wtedy będziesz mógł powiedzieć, że Kowalski w konkretnym miesiącu miał 28% czasu nieproduktywnego, a za miesiąc np. tylko 24% czy 8%, itp. 

Kiedy pokażesz ludziom, że liczysz i patrzysz na takie dane,  to sama informacja o tym, że są monitorowani wpłynie (choćby nawet podświadomie) na ich działanie. Nie będą chcieli mieć tych trudnych rozmów pod tytułem: “A co robiłeś w te 20-30 nieprodukcyjnych godzin?”

Jak mierzyć produktywność pracowników?

Możesz to robić ręcznie, możesz to robić za pomocą różnych systemów czy wejść -wyjść, czy to ERP produkcyjnego. Najłatwiejszy sposób, my w Prodio mamy to rozwiązane tak, że na tych samych panelach gdzie ludzie rejestrują start i stop operacji, odbijają też wejścia i wyjścia do pracy. Tak naprawdę dziennie widzisz ile godzin pracownik pracował na operacjach, a ile godzin był w firmie. Masz to non stop dostępne i bardzo łatwo podane, bez żadnej dodatkowej roboty. 

Miary produktywności są bardzo różne, mogą dotyczyć poszczególnych czynników wytwórczych lub też łącznie wszystkich zastosowanych czynników produkcyjnych. We rozmaitych aspektach mierzenia produktywności wspierają odpowiednie narzędzia. Wysokiej jakości aplikacja, jak np. Prodio, pozwala zarówno kontrolować czas pracy, postępy w realizacji projektu, generować raporty, odgrywać rolę bazy danych, jak i optymalizować wiele procesów. Jeśli firma chce postawić na wzrost produktywności powinna zacząć eliminować marnotrawstwo ze swoich procesów, a wtedy np. wzrost liczby pracowników zacznie automatycznie oznaczać wzrost zamówień.

Jednym z podstawowych założeń produktywności jest mierzenie obecnej efektywności działania konkretnego systemu, a także ciągłe poszukiwanie dróg poprawy. W wielu krajach produktywność jest niemal odrębną filozofią czy też powszechnie promowanym stylem życia i światopoglądem. 

Produktywność można mierzyć na wiele sposobów. Od archaicznych już zapisów na kartce papieru (lista obecności, ilość przepracowanych godzin, ilość wykonanych sztuk), poprzez arkusze Excela i Google Docs czy Trello, do komputerowego oprogramowania produkcyjnego.

W przypadku produktywności dla maszyn można już z powodzeniem stosować zautomatyzowane systemy, które same liczą produktywność w zależności od stanu pracy maszyny.

Zasada ogólna jest prosta: ilość godzin przepracowanych / ilość dostępnych godzin

Skoro to takie proste, to dlaczego dla niektórych firm to “pięta Achillesowa”, ponieważ często mają z nią duże problemy? 

2.Przyjmijmy, że jeden operator maszyny pracując na zmianie po 8h dziennie, tygodniowo przepracowuje 40h (oczywiście, jeśli nie jest na urlopie czy zwolnieniu). Przychodząc do pracy na czas (wykluczamy spóźnienia – do tego idealnie przydaje się rejestracja wejść i wyjść z pracy) oraz faktycznie pracując (z małymi przerwami na posiłek) powinien być produktywny ok. 38-40 h w tygodniu. Tylko czy to faktycznie tak działa? Co, jeśli pracownik jest w pracy, a mimo tego nie pracuje tylko “wałęsa się” od maszyny do maszyny (leni się, czeka na przydzielenie zadań lub maszyna jest zepsuta, bądź przezbrajania?). Taki czas nie jest produktywny i z perspektywy właściciela bardzo kosztowny. Pewnie, że w każdej firmie zdarzają się godziny nieproduktywne, a ludzie to nie roboty wykonujące automatycznie polecenia. Kluczowe jest, aby mieć realny obraz sytuacji na hali produkcyjnej i świadomość tego czasu oraz ująć to odpowiednio w kosztach i przy kalkulacji dla klienta. W prostym programie do zarządzania produkcją pracownicy przez prosty formularz rejestrują pracę, a Ty od razu widzisz to z dowolnego miejsca na świecie i w  najłatwiejszy sposób zbierasz informacje z produkcji. Można także rejestrować przerwy i czynności “okołoprodukcyjne”. Pracownik wychodząc “na papierosa” czy śniadanie po prostu klika przerwę w pracy i jej powód, a potem Ty analizując historię pracy nie masz rozbieżności w wydajnościach.

W programie produkcyjnym pracę można rejestrować na kilka sposobów: 

1. za pomocą PINów, 
2. poprzez czytnik RFID i breloki, 
3. zeskanowanie kodu kreskowego za pomocą czytnika (możesz kody wygenerować bezpośrednio w aplikacji)

Ponadto rozbuduj system liczenia godzin nieprodutywnych o śledzenie na co ten czas był przeznaczony. Sprowadza się to do tego, że my w aplikacji mamy dodatkowy guzik: Idę na przerwę. Czyli pracownik rozpoczynając każdą czynność nieproduktywną zatrzymuje pracę na maszynie, klika start pauzy, i w ramach tego startu pauzy ma do wyboru: czy to jest papieros, śniadanie, prace magazynowe, rozładunek samochodu czy może wypisać sobie inny powód. Jeśli już będziesz miał wtedy na koniec miesiąca, tygodnia lub na koniec dnia takie podsumowanie da to realne możliwości działąnia. Nie chodzi o to, żeby na pracownikó nakrzyczeć, stwierdzic, że są leniwi, itp. tylko znaleźć problem. Najczęściej nie jest to wina ludzi – po prostu może  sie okazac, że w firmie jest coś źle zorganizowane, a Ty nawet o tym nie wiesz, że na to tyle czasu tracicie. Wązne jest, aby zlokalizować te miesca, gdzie ucieka cza, a wraz  z nim produktywność. 

Polecam to, jak niesamowicie prosto mamy to rozwiązane w Prodio. Już kilkadziesiąt procent naszych klientów którzy mają wejścia i wyjścia, korzysta dodatkowo z rejestracji pauz w pracy. 

3. Zacznij również liczyć produktywność dla danych operacji oraz ustalić normy wykonania, pamiętając, że później te pojedyncze produktywności składają się na produktywność całej zmiany, a następnie na produktywność całego zakładu. Chodzi tu o to, ile konretnie dane operacje technologiczne trwają, czyli z jaką wydajnością jest toczenie, szlifowanie, ile czasu trwa spakowanie jednego pudła, ile sklejanie danego kartonu, itp. Często żyjesz w pewnego rodzaju fikcji, że pracownicy wykonują dane czynności w najlepszy możliwy sposób. Jeśli będziesz nieczytelne dane, tak jak w Prodio, że będziesz wiedział co do sekundy mniej więcej lub co do kilku sekund, że na przykład spakowanie danej palety trwa 35 minut, a jedno pudełko składa się w jedną minutę, nagle stwierdzisz, że może na danej peracji opłaca się postawić automat lub zainwestować w robota. 

Dostaniesz twarde dane, które pozwolą Ci lepiej zagospodarować poszczególne elementy w ciągu technologicznym. Będziesz mógł przemyśleć czy na przykład nie da się danego pracownika postawić na dwóch maszynach jednocześnie.

4. Zminimalizuj czas w jakim ludzie szukają informacji. Chodzi tu głównie o to, że prawcownicy często pytają co należy produkować, jak daną rzecz należy produkować, w jakiej kolejności, jakie są parametry danego produktu, gdzie jest rysunek do danego produktu, itp.  To są ważne miejsca, gdzie powstają opóźnienia, wynikające w dużej mierze z Twojego stylu zarządzania. 

W Prodio wszystko jest podane jak na tacy: pracownik klika w zlecenie, tam jest już zdjęcie, dołączona dokumentację, parametry, a patrząc na pulpit widać konkretnie co ma być zrobione i w jakiej kolejności. Niestety w większości firm sytuacja jest odwrotna: pracownik chce pracować, ale nie ma rysunku, czy wytycznych. Musi iść więc do biura lub zadzwonić do szefa czy dopytać handlowca o szczegóły. Na to schodzi wiele godzin i jesli poprawisz komunikację, żeby pracownik zawsze miał pełen pakiet danych jak co ma wyglądać i w jakiej kolejności ma być wykonane, zminimalizujesz czas bezproduktywny, spędzony na poszukiwaniu informacji. 

Przeskok pracy u niektórych naszych klientów po wprowadzeniu funkcji “poprzedniki operacji” był niesamowity. Pracownik widzi na planie produkcyjnym kafelki, gdzie jest jasne czy może rozpocząć kolejną czynność lub na przykład przygotowywać maszynę, ustawić. Widać, że na przykład 15 sztuk ze 150 jest gotowe i można dalej działać. Ta fukcja polepszyła produktywność.  

5. Czas wdrażania się nowych ludzi jest krótszy, bo jeśli będziesz mieć jasne parametry produktu, jeśli będzie porządek w dokumentacji, a na planie produkcyjnym wszystko czytelnie poukładane tak naprawdę dużo wdrożenia nowego pracownika bedziesz mieć za sobą. Jeśli tego wszystkiego nie ma i przychodzi do pracy nowa osoba są dwie opcje: albo cały czas chodzi i na własną rękę próbuję się dowiedzieć jak co robić i popełnia błędy oraz wprowadza zamieszanie, albo zawraca głowę Tobie czy też innemu operatorowi.

Produktywność pracowników – trochę teorii

Definicja na produktywność pracowników na produkcji to wartość produkcji wytworzonej w danym okresie przez jednego pracującego. W szerszym rozumieniu to zwiększenie produkcji przy tych samych zasobach. Nie oznacza to, że chcąc zwiększyć produktywność pracowników każesz im pracować dłużej, w większym wymiarze godzin. 

Produktywność pracowników możemy podzielić na dwie kategorie:

• Produktywność całkowita – Stosunek ogólnej ilości produkcji do łącznej ilości zasobów które zostały wykorzystane przy produkcji.
• Produktywność cząstkowa – Stosunek ogólnej ilości produkcji, bądź też poszczególnych rodzajów, do ilości poszczególnych rodzajów zasobów, które zostały wykorzystywane przy produkcji.

Wydajność pracownika i jego produktywność często są traktowane jako synonimy. Choć po części można tak je traktować, pojęcia te nieco się różnią. Produktywność obejmuje znacznie szersze znaczenie, podczas gdy wydajność odnosi się zazwyczaj do jednego pracownika i mówi o tym, ile pracy wykonał w ciągu określonego czasu. Z kolei o produktywności mówimy, kiedy dochód firmy wzrasta szybciej niż liczba przepracowanych godzin (liczba pracowników).

Obecnie wszyscy jesteśmy zainteresowani podnoszeniem produktywności. W każdej dziedzinie życia, niezależnie od tego co robisz, czy to w pracy czy w domu oczekiwanie jest takie, że będziesz efektywny, wydajny i skuteczny. Chcemy być bardziej produktywni jednak ilość zadań, które mamy na naszej liście rzeczy „do zrobienia” może być przytłaczająca. Dlatego dopada nas stres, zniechęcenie, tracimy motywację i odwlekamy działanie. To z kolei  przekłada się na zadowolenie z pracy i życia w ogóle. Jak więc zwiększyć produktywność?

Aby się tego dowiedzieć trzeba najpierw odpowiedzieć na pytanie, od czego zależy wysoka produktywność pracowników produkcyjnych i jakie czynniki wpływają na jej podniesienie. Co może pomóc w osiąganiu lepszych efektów?

Czynniki wpływające na produktywność i wydajność pracowników

Zasadniczo wyróżniamy czynniki zewnętrzne – związane z otoczeniem przedsiębiorstwa, postawą konkurencyjnych firm, zmianami w prawie czy preferencjach klientów – oraz wewnętrzne – takie, które firma kontroluje i ma na nie bezpośredni wpływ. 

• Czynniki wewnętrzne wpływające na produktywność możemy podzielić na wiele podkategorii obejmujących np. systemy motywacyjne pracowników, czynniki związane z zarządzaniem lub polityką firmy, czynniki związane ze środkami pracy, innowacje technologiczne w produkcji, czy usprawnianie procesów.

• Czynniki zewnętrzne odpowiadające za produktywność to między innymi: polityka zagraniczna i zmiany na rynkach globalnych, uwarunkowania polityczne, społeczne, ekonomiczne i mechanizmy instytucjonalne, zmiany systemowe w gospodarce, ewolucje społeczne, takie jak zmiany systemu wartości, poziomu wykształcenia społeczeństwa, czy zwiększające się wymagania i aspiracje pracowników.

Wiek pracowników a produktywność

Wykorzystanie potencjału dojrzałych pracowników może przynieść pracodawcom wiele korzyści – jeśli tylko dostrzegą jak nieprawdziwe są negatywne stereotypy na temat osób w wieku 50+. Wielu z nich wychodzi z błędnego założenia, że z biegiem lat stan zdrowia pracowników ulega wyraźnemu pogorszeniu, a zatem zatrudnienie osoby w wieku 50+ wiąże się z ryzykiem częstej nieobecności pracownika w miejscu pracy ze względu na problemy zdrowotne. Paradoksalnie, badania wskazują, że dojrzali pracownicy rzadziej od swoich młodszych kolegów korzystają ze zwolnień lekarskich. W rzeczywistości opuszczanie dni pracy jest ściślej powiązane z satysfakcją z wykonywanej pracy. Wiek nie ma zatem przełożenia na obecność w miejscu zatrudnienia. 

Pracownik w starszym wieku – czyli w jakim wieku?

Granicę wieku 50 lat i więcej przyjmuje się najczęściej jako klasyfikującą do grupy „starszych pracowników”. Tymczasem tak zdefiniowana grupa jest silnie wewnętrznie zróżnicowana: ze względu na zaawansowanie zmian wywołanych starzeniem się organizmu oraz zdefiniowany wiekiem chronologicznym status na rynku pracy.

Produktywność pracownika jest powiązana bardzo blisko z satysfakcją z wykonywanej pracy, a ta z kolei zmienia się wraz z wiekiem. Generalnie, pracownicy w średnim wieku są bardziej zadowoleni niż pracownicy młodsi. Może to być związane z przydzielanymi im zadaniami. Młodzi często otrzymują zadania niedopasowane do ich możliwości i są stale kontrolowani. Dodatkowo ich kompetencje często bywają oceniane jako niewystarczające. Osoby w średnim wieku mają już ugruntowaną pozycję, bywają częściej chwalone i nagradzane. Zazwyczaj mają też większy wpływ na kształtowanie swoich obowiązków zawodowych.

Produktywnośc pracownika nie maleje wraz z wiekiem. W opinii wielu pracodawców dojrzali pracownicy są kompetentni i doświadczeni, lecz wielu z nich niechętnie przyjmuje nowe idee, opiera się zmianom, jest mało zmotywowana i z wytęsknieniem oczekuje przejścia na emeryturę. Dlatego często szefowie obawiają się ich reakcji np. na pomysł wdrożenia oprogramowania do zarządzania produkcją i zakładają czarny scenariusz, w którym więszość doświadczonej załogi może się zbuntować i zwolnić. Dodatkowo, panuje powszechne przekonanie, że w miarę upływu czasu, możliwości fizyczne i intelektualne praconika spadają. W konsekwencji produktywność przedsiębiorstwa zatrudniającego głównie dojrzałe osoby jest niższa niż tego z przewagą młodszych pracowników. 

Jak wynika z badania przeprowadzonego na pracownikach niemieckiego zakładu produkcyjnego Mercedes-Benz, produktywność pracowników rośnie nieustannie w miarę stażu pracy, aż do emerytury. Potwierdzają to rezultaty badania przeprowadzonego w blisko 9000 szwedzkich zakładach produkcyjnych, według którego fabryki zatrudniające większy odsetek dojrzałych pracowników charakteryzowała proporcjonalnie wyższa produktywność. 

---

Jak zwiększyć produktywność pracowników?

W celu zwiększenia produktywności pracowników można posłużyć się następującymi metodami:

1. Wykonanie większej ilości pracy w tym samym czasie.
2. Wykonanie tego samego zadania w krótszym odcinku czasu.
3. Kombinacją powyższych metod, tzn. większa ilość pracy w krótszym czasie

Najlepszym sposobem z perspektywy procesu produkcyjnego będzie eliminacja wszelkich strat. Bez odpowiedniej informacji i danych o tym, co aktualnie powoduje straty, twoje działania nie przyniosą oczekiwanych efektów. Dlatego najlepiej zacząć od określenia przyczyn braku produktywności.

Przyczyny braku produktywności pracowników produkcyjnych

Przyczyn może być całkiem sporo, a jedne nie wykluczają drugich. Często niestety działa to na zasadzie naczyń połączonych.

Przyczyny osobowe:

1. brak motywacji do pracy
2. problemy osobiste
3. konflikty w zespole
4. złe nawyki
5. źle dobrane obowiązki (do osobowości lub umiejętności pracownika – brak kompetencji)
6. wypalenie zawodowe / rutyna

Przyczyny zewnętrzne:

1. zła organizacja pracy
2. nierealne i wyśrubowane normy / oczekiwania pracodawcy
3. zły podział stanowisk / zła logistyka
4. nieadekwatne wynagrodzenie
5. złe warunki pracy
6. problemy z komunikacją (zbyt długie czekanie na decyzje, sprzeczne polecenia) 
7. brak odpowiedniego przeszkolenia 

Przyczyn i rozwiązań może być bez liku. Najważniejsze o czym musisz pamiętać to bazowanie na danych i faktach.

Jak poprawić produktywność?

Patrząc na przyczyny problemów z produktywnością pamiętajmy, że jest bazuje ona na stałym rozwijaniu pozytywnych cech każdego pracownika. Można zmienić jego nastawienie, mentalność w taki sposób, aby chciał i potrafił ulepszać swoja własną pracę, podnosić produktywność powierzonych mu zasobów, podnosić wartość dodaną wytwarzanych wyrobów i usług. Ludzie chcą pracować dobrze (nie wliczając w to małego odsetka “wyjątków”) i być dumni ze swojej pracy.

Metody na poprawę produtywności pracowników produkcyjnych

Istnieje wiele metod, narzędzi i trendów w zarządzaniu które pomagają zwiększać produktywność pracowników np.

1. metoda lean manufacturing pozwalająca na zwiększenie wydajności pracy zespołów pracowniczych poprzez wyeliminowanie strat czasu, zbudowanie „szczupłej organizacji”.
2. poprawa komunikacji wewnętrznej np. poprzez wykorzystanie prostego programu produkcyjnego jakim jest Prodio. Pozwala to na ograniczenie strat czasu oraz błędów.
3. budowanie zaangażowania w zespole i włączanie pracowników w proces poprawy produktywności (Trzeba działać w taki sposób aby uświadomić pracownikom dobre strony zmian i jakie korzyści dla każdego z nich osobiście mogą przynieść)
4. analiza systemu motywacyjnego pracowników (system premii, nagród, itp.)
5. zastosowanie różnych metod optymalizacyjnych np.:

• SIX SIGMA, która umożliwia zarządzanie danymi analizy statystycznej w celu rozwiązywania problemów,
• KANBAN zarządza procesem masowej produkcji i pozwala na ograniczenie czasu procesu produkcyjnego, 
• KAIZEN podnosi udziału pracowników liniowych w procesie zarządzania a tym samych podnosi chęci do pracy co ma niebagatelny wpływ na wydajność.

Nie warto wprowadzać zmian na “łapu-capu”, gdyż nie każde narzędzie jest odpowiednie dla danej organizacji. Nie da się na siłę wtłoczyć ludzi w z góry ustalone ramy. Lepiej jest zastanowić się, które z rozwiązań będzie odpowiednie dla naszych pracowników – za sukcesem każdej organizacji stoją bowiem ludzie w niej i dla niej pracujący. 

---