Jak uprościć Twój system ISO 9001:2015 na produkcji?

Jak uprościć Twój system ISO 9001:2015 na produkcji?

W jaki sposób program do zarządzania produkcją uprości prowadzenie ISO9001:2015 w Twojej firmie?

W pięciu punktach przedstawiamy, jak możesz ograniczyć ilość dokumentów w systemie zarządzania jakością i poprawić poziom pracy.

W jaki sposób spotkałeś się z ISO 9001?

  • Uzyskanie certyfikatu ISO 9001:2015 lub innego systemu jakości zostało narzucone przez jednego z Twoich kluczowych Klientów.
  • Sami postanowiliście wdrożyć system jakości, aby uporządkować działanie firmy i procedur, bo dotykały Was problemy organizacyjne.

Niezależelnie od tego, która historia jest Twoja, podejrzewam, że odczuwasz pewnego rodzaju zawód.  Nawet w przypadku, kiedy zdecydowanie przyłożyliście się do wdrożenia ISO 9001.

  • Mimo tego, że powstało wiele procedur i pisemnie ustaliście, jak mają działać, nie są one połączone z praktyką.
  • Pracownicy produkcji poświecają dużo czasu na wypełnianie różnego rodzaju kart pracy i zleceń, ale dane te nie przekładają się na realne decyzje.
  • Posiadacie dużo ciekawych zasad i instrukcji kontroli, ale istnieją one wyłącznie w segregatorze, a nie na hali produkcyjnej.
  • Masz wrażenie, że tak naprawdę to wszystko istnieje tylko dla kontroli klientów lub dla auditora, który przyjeżdza raz w roku.

Jeśli odnalazłeś w tym spisie własne symptomy, sprawdź w jaki sposób program do zarządzania produkcją, może Ci pomóc:

1. Możesz pozbyć się segregatorów z dokumentacją produktów i sprawić, żeby pracownik zawsze posiadał właściwe informacje.

Dzięki temu, że posiadasz bazę produktów w Prodio, a informacje z produktu zaciągają się z niej automatycznie i trafiają od operatora na produkcję:

1.Nie potrzebujesz segregatorów z przeterminowującą się dokumentacją, ponieważ baza produktów w Prodio automatycznie się aktualizuje. 

2. Nie musisz znakować i wersjonować dokumentacji – Prodio udostępnia daty zmian i login osoby wykonującej. 

3. Problem „Zarządzania wiedzą” z ISO 9001:2015 jest automatycznie rozwiązany.  Firmy często nie wiedzą, jak poradzić się z wymaganą normą. Kiedy dane o produkcie są zbierane na bieżaco, a następnie są one aktualizowane dzięki reklamacjom i uwagom pracowników, problem sam znika.

4. Pracownik zawsze posiada aktualne informacje o produkcie, dzięki czemu spełnia wymagania normy odnośnie komunikacji i przekazywania wiadomości. Dzieje się tak, dlatego, że dzięki technologii produkcji możesz skierować uwagę do konkretnego operatora.

Bonusy zastosowania tego rozwiązania:

Wpływ na postrzeganie Klienta przez auditorów – zwłaszcza w przypadku dużych zakładów.

Powiedzmy sobie szczerze: im większa firma Klienta, tym większe prawdopodobieństwo, że korzystają ze „skostniałego” ERP-a. Dlatego, zaskoczenie auditorów będzie większe, gdy w małej firmie pojawią się komputery dla pracowniców hali produkcyjnej. Prodio wielokrotnie okazywało się kartą przetargową i mocną stroną przy auditach automotive, czy innych znaczących graczy rynkowych wśród naszych Klientów.

Idealne miejsce na pokazanie działań korygujących

Zamiast wymyślania działań korygujących na okazję auditu, dołącz do Prodio  zaktualizowane intrukcje lub zdjęcia wad wyrobów, np. załącz informację o tym, na co powinniście zwrócić uwagę podczas kontroli w oparciu o faktyczne problemy, jakie napotkaliście. Nie tylko podniesiesz faktyczną jakość i obniżysz brakowość, ale również zyskasz w oczach auditora za to, że właściwie podchodzisz do tematu działań korygujących z ISO 9001:2015.

2. Nie musisz drukować papierowych zleceń produkcyjnych i grafików pracy.

Jednym z najważniejszych elementów wszystkich systemów jakości (i słusznie, bo jest to jedno z głownych miejsc, gdzie powstaje najwięcej reklamacji), jest komunikacja między produkcją i biurem – czyli właściwe przekazanie poleceń pracownikom.

W praktyce zwykle sprowadza się to do tego, że przepisujesz wszystkie parametry z zamówienia na zlecenie produkcyjne, które następnie przekazujesz pracownikom, lub kompletujesz zbiór kserówek z zamówieniem i rysunkami, aby następnie zanieść je na halę.

Stosując program do zarządzania produkcją, jak Prodio: 

1. Nie musisz przekazywać żadnych papierów na produkcję  – zarówno parametry zamówienia, jak i produktu są zamieszczone w systemie. 

2. Pracownicy zawsze wiedzą, co mają robić – nie tylko bez konieczności wglądu w dokumenty, ale również bez Twojej obecności na hali, ponieważ plan produkcji jest dotępny on-line.

3. Koniec z zagubionymi zleceniami i rysunkami technicznymi na hali.

Bonusy zastosowania tego rozwiązania :

Podłącz na stałe wytyczne kontroli jakości oraz dodatkowe instrukcje do maszyn i operacji na planie.

Zamiast wieszania na hali dokumentów, które powinien znać pracownik lub intrukcji jakie mogą mu być potrzebne (np. o konserwacji maszyny), ,możesz na stałe dołączyć je, jako linki przypisane do poszczególnych maszyn i operacji, eliminując kolejne papierowe dokumenty.

Obniż poziomu błędów na hali

Mam nadzieję, że dotychczasowy tekst zobrazował ile zmarnowanych produktów udałoby się zaoszczędzić i ilu błędnie wykonanych zleceń udałoby się uniknąć, gdyby przesyłanie infomacji do pracowników w Twojej firmie działałoby w ten sposób. Masz rację –  z opinii wielu firm wynika jednoznacznie, że przynosi to ogromne efekty.

3. Możesz zrezygnować ze żmudnego wypisywania kart pracy i zleceń na hali przez pracowników, a w dodatku zwiększyć wydajność.

Identyfikacja i identyfikowalność (czyli możliwość odtworzenia historii pracy) to podstawy norm jakościowych. Niosą one jednak konieczność rejestracji pracy przez pracowników, czyli  przytłaczającą ilość stron zeszytów, kart zleceń, czy rejestrów z podpisami.

Stosując program do zarządzania produkcją, jak Prodio: 

1. Zamiast wypisywania, wystarczy jedno przyłożenie breloczka, który zastępuje podpis i identyfikator pracownika.

2. Cała historia umieszczona jest w systemie – tworzy się sama w oparciu o operacje przeprowadzane w systemie przez pracowników hali.

3. Szybkie filtrowanie i dostęp do historii pracy – przez to, że dane są umieszczone w bazie danych, znalezienie czegokolwiek – nawet sprzed roku – zajmuje sekundy, a nie godziny.

4.Kontrolujesz analizy i śledzisz wydajność na bieżąco – przez co możesz faktycznie poprawiać działanie produkcji oraz wyłapywać nierentowne zlecenia.

Bonusy zastosowania tego rozwiązania:

Punkty normy, odnośnie monitorowania oraz analizy procesów produkcji są automatycznie spełnione.

Na pytanie auditora o to, jak monitorujesz procesy, za pomocą kilku kliknięć uzyskujesz dane i wyczerpującą odpowiedź.

Większa wydajność pracy załogi

Użycie komputera lub narzędzia zliczającego pracę w czasie rzeczywistym (a nie kartki papieru, gdzie można wpisać dowolne godziny) znacząco poprawia wydajność pracy.

4. Pozbądź się masy formularzy, które wyprowadzały Cię z równowagi przed każdym auditem.

Stosując program do zarządzania produkcją, jak Prodio: 

1. Produkcję w toku oznaczysz za pomocą drukowanych z Prodio kart zleceń z kodami kreskowymi  – taką kartę wystarczy załączyć na palecie lub paczce. Od razu wiadomo, co jest czym i dla kogo jest robione.

2. Zarejestrujesz wyroby niezgodne i zananalizujesz swój zespół pod względem największej brakowości  – w Prodio pracownik podczas rejestracji podaje ilość braków oraz powodów jego powstania.

3. Posiadasz aktualne statusy zamówień oraz daty potwierdzonego terminu realizacji  – wszystko przez listę zamówień z jakiej codziennie korzystasz. Dane są tam aktualizowane na bieżąco.

4. ID Prodio wykorzystasz jako numery serii lub numery identyfikacyjne produktów, które np. możesz umieścić na pudełkach, czy dokumentacji jakościowej.

5. Łatwo zarejestrujesz numery partii surowca użytego do wytworzenia produktu, dzięki dodatkowym polom podczas rejestracji pracy. Może być to szczególnie przydatne dla firm współpracujących z automotive.

6. Reklamacje wpiszesz na liście zamówień – przez co unikniesz konieczności tworzenia kolejnej listy.

Bonusy zastosowania tego rozwiązania:

Wyrzuć procedury i ogranicz dokumentację prawie do zera.

W praktyce nowa norma ISO 9001:2015 pozwala zastąpić pisemne dokumenty i procedury, algorytmami i programami, które narzucają tryb pracy. A co, w tym przypadku,  może być lepszego niż program do zarządzania produkcją?

Pierwsze kroki w Prodio – intrukcja na 5 minut

Masz pytania?

Chętnie pomożemy 🙂

Napisz na czacie w prawym dolnym rogu ekranu lub dzowoń śmiało 692 450 815

Jestęmy dla Ciebie od poniedziałku do  soboty od 8.00 do 20.00

10 pomysłów, jak produkować wydajniej – poradnik

5 mitów na temat oprogramowania w chmurze – dlaczego warto planować produkcję on-line

5 mitów na temat oprogramowania w chmurze – dlaczego warto planować produkcję on-line

Potencjalni klienci bardzo często zadają nam pytania o plusy i minusy posiadania oprogramowania w chmurze. W wielu z nich pomysł własnego oprogramowania budzi wręcz niepokój.. ..a gdy już spóbują, nie wyobrażają sobie planowania produkcji i zarządzania pracownikami bez dostępu przez internet.

Co ciekawe, większość zarzutów, które można usłyszeć na temat oprogramowania w chmurze, całkowicie nie pokrywa się z rzeczywistością. Ten artykuł ma na celu rozwiać Twoje wątpliwości nie tylko o programie do zarządzania produkcją Prodio, ale o wszystkich narzędziach i programach dostępnych on-line. 

1. Bezpieczeństwo programu on-line jest często wiele wyższe, niż małych sieci firmowych.

Najczęściej pojawiającym się zarzutem jest to, że dane przechowywane na chmurze nie są odpowiednio zabezpieczone. Jeśli miałbyś dużą firmę z rozbudowanym działem IT i miał specjalnie zbudowaną sieć wewnętrzną, mógłbym przyznać Ci rację – w takim wypadku chmura nigdy nie będzie tak bezpieczna, jak własna sieć.

Jednak jeśli masz małą firmą, proszę, byś odpowiedział sobie na  kilka podstawowych pytań:

1) Czy dyski w Twoim laptopie i serwerze są w jakikolwiek sposób szyfrowane? I nie mam tu na myśli tego, czy posiadasz hasło do konta na Windowsie, ale czy masz włączony sprzętowy moduł szyfrowania, np. BitLocker. Jeżeli nie, to wystarczy, że ktoś się włamie do firmy i ukradnie laptopa, wyciągnie dysk, przełoży go do innego urządzenia i już ma dostęp do wszystkich Twoich danych.

2) Jeżeli korzystasz z darmowego klienta poczty, np. Thunderbirda czy Outlooka, powinieneś mieć zaznaczoną opcję wysyłania hasła do serwera za pomocą bezpiecznego protokołu. Inaczej, łącząc się z otwartym Wi-Fi, np. na lotnisku, Twoje hasło zapisywane jest jako zwykłe dane. Oznacza to, że dowolna osoba, podłączona do tego samego Wi-Fi, może zalogować się do Twojej skrzynki i ukraść Twoje dane.

3) Ile razy w ciągu ostatniego okresu zmieniłeś hasło do swojego Wi-Fi? Z jakiego korzystasz protokołu szyfrowania? Pamiętaj, żeby nie korzystać z hasła zapisanego na routerze, ponieważ istnieją programy, które z łatwością mogą złamać takie hasło i włamać się do Twojej sieci.

4) Jak wygląda archiwizowanie danych z Twojego wewnętrznego serwera – czy robisz je w innej lokalizacji i kilka razy w ciągu dnia? 

Myślę, że większość odpowiedzi naprowadziała Cię, że jednak Twoja sieć nie jest najbezpieczniejszym miejscem.

Mógłbym kontynuować zadawanie pytań, ale nie to jest moim celem – lecz to, by pokazać że trzymanie danych w profesjonalnym centrum serwerowym, gdzie sztab ludzi dba o bezpieczeństwo ma większy sen.

Twoje dane znajdują się w zamkniętym centrum serwerowym, gdzie połączenie jest szyfrowane, a kilka razy w ciągu dnia wykonywane jest automatyczna archiwizacja na komputer znajdujący się w zupełnie innym miejscu.

Dwie ciekawostki: jeżeli korzystasz z Gmaila albo jakiejkolwiek darmowej skrzynki pocztowej – pamiętaj, że akceptując regulamin zgodziłeś się na to, że udostępniasz swoje dane i maile osobom trzecim. Poczta na Gmailu jest taką samą usługą SAAS-ową, jak Prodio, z jedną najważniejszą różnicą, z Prodio nie masz obaw, że osoby trzecie mają dostęp do Twoich danych. 

2. Dostępność

Drugie oskarżenie w kierunku programów SAAS-owych to problem z jego dostępnością i konieczność łączenia się z Internetem. Pierwsze, to dziś nawet jak padnie Twoje wi-fi to  praktycznie każdy, może udostępnić sieć poprzez tethering w swoim telefonie.

Zauważ, że w przypadku gdy Twój wewnętrzny serwer padnie, to na Twojej głowie spoczywa obowiązek sprowadzenia informatyka i naprawy serwera. Musisz ściągać zewnętrznego informatyka  i próbować wszystko rozwiązać.  W przypadku programu on-line masz cały czas sztab osób czuwających nad jego dostępnością.

Chciałbym również obalić mit dotyczący udostępnienia Internetu na hali.  Często słyszę, że takie rozwiązanie jest równoznaczne ze spadkiem jakości wykonywanych zadań. Wydaje mi się, że to jest bardzo naciągany zarzut, zwłaszcza w dzisiejszych czasach, gdzie praktycznie każdy ma dostęp do nielimitowanego Internetu ze swojej prywatnej komórki.

   

3. „A co jak zwiniecie interes?”

Kolejny zarzut odnosi się do nas jako firmy. Często słyszę pytania od potencjalnych klientów: „co się stanie, gdy zwiniecie interes, a ja zostanę bez programu?”.

Prawdę mówiąc to jest to świetny argument, ale dużo bardziej dotyczy firm  tworzącym oprogramowanie stacjonarne, jakie instalowane jest u Ciebie. Sprzedają parę licencji za setki tysięcy i zamkną się, zostawiając Cię bez aktualizacji na totalnym lodzie..

Argumentem przemawiającym na korzyść naszej firmy jest fakt, że Prodio przynosi nam stałe przychody, w przeciwieństwie do firm żyjących od wdrożenia do wdrożenia, dlatego całkowicie bez sensu byłoby zamykać tego typu przedsięwzięcie.

4. Automatyczna aktualizacja

Istotne jest także to, że Prodio aktualizuje się automatycznie. Firmy tworzące stacjonarne oprogramowania  często nie wspierają swoich programów lub wymagają sowitych opat.

Dlatego też, gdy zmieni się organizacja w Twojej firmie albo coś przestanie działać, będziesz musiał ponownie zatrudnić kolejną  firmę do stworzenia oprogramowania albo poszukać zupełnie innej firmy, która pomoże Ci rozwiązać problem.

W oprogramowaniu on-line masz zawsze aktualną wersje a nowe funkcje i poprawki pojawiają się z dnia na dzień :).

 

5. Dostęp do swoich danych

Na koniec chciałbym jeszcze omówić sprawę dostępu do danych – bo cześć osób preferuje oprogramowanie instalowane u siebie, bo ponoć „mają swoje dane”.

Często jest tak, że producenci oprogramowania specjalnie tworzą bazy danych w takiej technologii, żeby trudno było się do nich dostać czy przenieść się do innego środowiska – nie chcą po prostu utracić klienta.

Posiadanie stałego oprogramowania wcale nie jest równoznaczne z tym, że jesteś właścicielem swoich danych i może się okazać, że jedyne co masz to duży i nieprzydatny plik bazy danych.

Zupełnie inaczej jest z Prodio, gdzie w każdej chwili za pomocą jednego guzika możesz wyeksportować historię pracy czy listę zamówień do pliku Excela. O wiele łatwiej będzie Ci zabezpieczać swoje dane.

 

Na co jeszcze czekasz - przetestuj Prodio!

Wypróbuj przez 30 bez zobowiązań najbardziej przyjazny program do zarządzania produkcją, łatwo zaplanuj pracę, śledź postępy produkcji przez swoją komórkę, zyskaj czas i odmień działanie firmy. Jeśli po 30 dniach stwierdzisz, że to nie dla Ciebie po prostu zostawisz konto.
Przestestuj 30 dni za darmo.

Jak program do zarządzania produkcją zarobi Ci na świetne wakacje?

Jak program do zarządzania produkcją zarobi Ci na świetne wakacje?

Gdy to nagrywam, jest środek długiego sierpniowego weekendu. Większość naszych klientów ma właśnie przerwy wakacyjne – stąd u nas czas pracy nad nowościami.

Jedną z nowości będzie kalkulator pokazujący oszczędności, jakie daje program do zarządzania produkcją. Zobacz wideo i sprawdź, jak program do zarządzania produkcją i  drobne zmiany w twojej firmie produkcyjnej pozwolą Ci zarobić na niezapomniane wakacje raz w roku!

Wyjdźmy od założenia, że masz u siebie na hali dziewięciu pracowników i każdy z nich zarabia po 3 500 zł netto. Teraz specjalnie zaniżyłem dane. Jeżeli chodzi o koszty brutto to wynoszą one 4 927 zł, koszty pracodawcy to kwota rzędu 5 940 zł. Robocizna osób na hali kosztuje cię dziewięciu pracowników razy 4 927 zł, czyli 44 345 zł miesięcznie.

Jak zatem wyliczyć, ile potrzebujesz, żeby zarobić na fajne rodzinne wakacje? Myślisz, że to 10%? 5%? Nie, wystarczy tylko i wyłącznie 3%. Jakby ktoś się Ciebie spytał, czy 3% to jest dużo czy mało to byś mu powiedział, że to jest bardzo mało i nawet lokat nie opłaca się na takich oprocentowaniach trzymać.

Reasumując: 3% z tych 44 000 w skali jednego miesiąca daje 1 330 zł oszczędności. Nawet jeżeli opłacisz z tego najtańszy abonament Prodio za 197 zł, tak czy siak zostanie ci 1 137 zł na czysto zysku miesięcznie.

Czyli mnożąc to razy 12 * 1 137 masz 13 596 zł  zaoszczędzone w skali roku przy śmiesznych 3% wzrostu produktywności dzięki programowi do zarządzania produkcją Prodio.

 

Symulacja oszczędności jakie program do zarządzania produkcją przyniesie Twojej firmie:

 

9 osób na produkcji
3% poprawa
18 osób na produkcji
3% poprawa
9 osób na produkcji
6% poprawa
18 osób na produkcji
6% poprawa
Przykładowy miesięczny koszt wynagrodzeń
Dla kalkulacji pracownik zarabia 3 500 na rękę (czyli koszt dla firmy 4 927)
4 927 zł * 9 = 44 345 zł 4 927 zł * 18 = 88 686 zł 4 927 zł * 9 = 44 345 zł 4 927 zł * 18 = 88 686 zł
Oszczędność miesięczna przy poprawie wydajności 1 330,35 zł 2 660,58 zł  2 660,70 zł 5 321,16 zł
Koszt abonamentu Prodio 197 zł 397 zł 197 zł 397 zł
Miesięczne oszczędności po opłaceniu abonamentu Prodio 1 133,35 zł 2 263,58 zł 2 463,70 zł 4 924,16 zł
Roczne oszczędności 13 600 zł 27 162 zł 29 564 zł 59 089 zł

Co ciekawego widać, z tej tabeli:

  • żeby program produkcyjny był dla Ciebie darmowy – wystarczy podnieść wydajność o PÓŁ PROCENTA, już wtedy spłaca się z nawiązką;
  • w przypadku firmy zatrudniającej bliżej 20 osób, to nie jedne, a nawet 3 wakacje możesz sobie sfinansować z oszczędności 🙂
  • nie założyliśmy wariantów, wzrostów 8-10%, gdzie oszczędności mogłbyby sięgnąć i 100 000 złotych

 

To tylko część oszczędności, jakie niesie program do zarządzania produkcją:

 

Co ważne w obliczeniach mówimy tylko i wyłącznie o oszczędnościach z podwyższenia wydajności pracowników, a przecież dobrze wdrożony program produkcyjny daje jeszcze oszczędności wynikające z:

  • mniejszej ilości pomyłek na hali produkcji (pracownicy popełniają mniej błędów przez bieżący dostęp do dokumentacji),
  • mniejszej ilości REKLAMACJI:
    • od Klientów z Twojej winy (powód j.w.),
    • reklamacji UZNANYCH, bo masz świetnie prowadzone zapisy, by się bronić,
  • mniejszej ilości uszkodzonych sztuk w procesie produkcji, bo pracownicy przez to że rejestrują w programie braki – to starają się ich unikać;
  • większej dyscypliny wejść i wyjść z pracy (przez moduł Rejestracji Czasu Pracy w programie produkcyjnym),
  • lepszego planowania oraz bardziej optymalnego obłożenia maszyn,
  • szybszego oraz tańszego przygotowania do auditów ISO 9001 itd.

3 procent poprawy dzieki program do zarzadzania produkcja

A ile to jest 3% w skali dniówki, które zarobi Ci na wypasione wakacje all-inclusive?

3% w skali dniówki to jest w granicach 13 do 14 minut na pracownika lepiej wykorzystanego czasu, a często okazuje się, że same postawienie komputera na produkcji, po to by pracownicy mogli się odbijać, to już skok o 5-6%, a my mówimy, że chcemy tu uzyskać tylko 3 % 🙂

Finalnie pomyśl, ile kosztuje Cię ten czas, który zamiast z rodziną czy ze znajomymi spędzasz właśnie na hali, układając to wszystko i próbując to jakoś złapać, bo nie masz narzędzia, któremu mógłbyś zaufać, a to już jest w ogóle bezcenne.

I z tym właśnie przemyśleniem cię zostawiam.

Mam nadzieję, że następne spędzone wakacje będziesz mógł zawdzięczać naszemu rozwiązaniu, a jak słyszymy z różnych opinii od naszych klientów – dzięki temu, że program do zarządzania produkcją masz u siebie w smarfonie mogą to też być pierwsze wakacje, na jakie wyjedziesz z spokojem 🙂

TEGO, JAKO OSOBA UWIELBIAJĄCA WŁÓCZYĆ SIĘ PO ŚWIECIE, ŻYCZĘ CI Z CAŁEGO SERCA!!! 

 

Jak przygotować małą firmę produkcyjną do wymagań RODO ? Wywiad z Rafałem Tochmanem.

Jak przygotować małą firmę produkcyjną do wymagań RODO ? Wywiad z Rafałem Tochmanem.

Szaleństwo odnośnie RODO trwa w najlepsze, a powstałe jak „grzyby po deszczu” pseudo-eksperckie firmy, żerują na niewiedzy przedsiębiorców, sprzedając na ogół bezwartościowe w przypadku kontroli zestawy dokumentów.

Tymczasem okazuje się, że RODO to nie biurokratyczna maszyna a system pracy, po jakiego zrozumieniu można rozwiązać samodzielnie przy okazji poprawiając działanie firmy. Jak ro zrobić  – zapytaliśmy jednego z czołowych ekspertów w tym temacie – Rafała Tochmana.

Czego dowiesz się w tym wywiadzie:

  • Jakie jest prawdopodobieństwo, że zapuka do Ciebie kontrola?
  • Dlaczego kupowana na szybko, gotowa dokumentacja / szkolenie może okazać się całkowicie bezwartościowa w przypadku kontroli?
  • Od czego zacząć jeśli nie masz jeszcze nic gotowe ( czyli jak dostosować Twoją www by stworzyć „fasadę” pokazującą dla naciągaczy, że masz wdrożone RODO) ?
  • Jak samodzielnie na spokojnie wprowadzić u siebie procedury RODO i przy okazji poprawić funkcjonowanie oraz bezpieczeństwo firmy?
Rafał Tochman

Rafał Tochman

Ekspert bezpieczeństwa danych osobowych.

POZNAJ EKPERTA

Rafała poznałem wiele lat temu jako pasjonata systemów jakością i  własciciela  najbardziej popularnego polskiego portalu w tej tematyce.

W międzyczasie Rafał rozwijał swoją pasję stając się ekspertem ds. bezpieczeństwa i ochrony danych  (szczególnie osobowych). Obecnie firma Rafała wspiera topowych graczy e-commerce w wdrożeniach RODO i zapewnieniu bezpieczeństwa danych.

Kontakt do Rafała znajdziesz na: www.safelog.pl

Jak przygotowac małą firmę produkcyjną do wymagań RODO – notatki:

UWAGA:– jest to NASZE skrótowe podsumowanie wywiadu ( a NIE materiały od eksperta ), gdzie jak to mamy w Prodio w zwyczaju niektóre tematy bardzo mocno uprośliśmy, przez co nie ponosimy odpowiedzialności. W razie pytań odsyłamy do Rafała 🙂

1. Jeśli nic nie przygotowałeś, to NIE WARTO NA SZYBKO wykonywać nerwowych ruchów na 25 maja, ale zabrać się na spokojnie.

Po pierwsze: Na początku prawdopodobieństwo kontroli jest bardzo, bardzo niskie.

Ogran kontrolujący sam przygotowuje się do pracy i tworzone są zasoby, dwa w pierwszej kolejności „pod nóż” pójdą głównie wielkie instytucje przetwarzające ogromne ilości danych oraz urzędy. Więc by mała firma produkcyjna była skontrolowana musiał by trafić do niej donos oraz mieć szczególnego pecha, bo takich donosów posypią się pewnie ogromne ilości. Dwa, jako mała firma produkcyjna masz bardzo małe ilości danych osobowych.

Po drugie: Nie ma co się bać naciągaczy.

Nie warto też bać się wszelkiego rodzaju wyłudzaących e-mail / telefonów jakie będą przeprowadzać różnego rodzaju „pseudo specjaliści” straszący, że jeśli nie przedstwi się im dokumentacji to albo trzeba im zapłacić za audit, albo zgłoszą firmę do kontroli. Ich model opraty jest o zastraszanie i znalezienie naiwnej firmy.

Po trzecie: Gotowce kupowane przez Internet / tanie usługi prawnicze są na ogół nic nie warte.

Obecnie na każdym kroku da się kupić „gotowe dokumentacje pod RODO”, a niektóre kancelarie prawne które nie miały pojęcia jeszcze kilka miesięcy temu o bezpieczeństwie danych osobowych oferują pakiety dokumentacji bez wyjaśnień np. za 500-2000 zł, które załatwiają sprawę RODO bez wizyty w firmie, które mogą się okazać całkowicie nie przydatne podczas kontroli.. ..bo są niedostosowane do sytuacji, dlatego warto czasem zrobić to samem

2. Od czego zacząć – czyli jak samodzielnie się przygotować się do RODO

1. Sprawdź jakie masz dane osobowe i zdecyduj co z nimi robisz.

Najlepszą metodą by to zrobić, a przy okazji stworzyć dokument jaki przygotowuje Cię na kontrole RODO, jest zrobienie PROSTEJ TABELI którą później wydrukujesz, podpiszesz i nazwiesz REJESTREM PRZETWARZANIA.

Przykład, jaki taka tabela może wyglądać i co powinno się tam znaleźć (już wstępnie wypełniony przez nas) możesz pobrać tutaj : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1EiostHmkLnL4EwXFxndBeD68uAqgMDEH7otQ2MshNR8/edit?usp=sharing

(UWAGA – nie jest to wersja od naszego eksperta, ale jaką zrobiliśmy na bazie wywiadu ułatwić dla Ciebie przygotowania). Szczegółowe omówienie co w takim rejestrze powinno się znaleźć i jak to interpretować, znajdziesz w materiale w materiale wideo z wywiadem.

2. Spełnij obowiązek informacyjny – w praktyce zbuduj na swojej stronie fasadę, pokazującą że masz już w pełni wdrożone RODO.

Zacznij od swojej strony www – bo to ją widzą wszyscy potencjalni naciągacze – szczególni powinieneś się tym zająć, jeśli masz tam formularz kontaktowy lub jakiś rodzaj livechatu. Co warto zrobić w takim przypadku:

  •  zainstalować darmowy certyfikat SLL. (Certyfikat SLL, czyli zielona kłódeczka w Twojej przeglądarce która pokazuje że połączenie z Twoją witryną jest szyfrowane, może być całkowicie darmowy lub w płatnych wersjach kosztować kilkadziesiąt złotych rocznie, a daje Ci 2 korzyści: na wypadek kontroli pokazujesz, że dane osobowe wpisane przez formularz są zabiezpieczone przed przechwyceniem , a już niedługo witryny bez cerfyfikatu SLL będą oznaczane przez przeglądarki jako niezbezpiecznie i niżej pozycjonowane, a to już ma wartość biznesową.
  •  Na stronie www zamieść politykę bezpieczeństwa (jest ona niewymagana przez RODO, ale pozwala w łatwy sposób spełnić obowiązek informacyjny jaki nakłada ustawa)
  • Pod formularzem dodaj dopisek „Wysyłając formularz zgadzasz się na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z..” Polityka powinna mieć następujące elementy (tutaj wzór jaki podesłał Rafał): (link)

Pamiętaj też, że nie masz obowiązku informacyjnego w przypadku, gdy dane są przekazywane świadomie dla realizacji usługi (np. jeśli ktoś zamawia u Ciebie towar, a Ty przetworzysz jego dane tylko na potrzeby zamówienia).

3. Stwórz 2 dodatkowe wymagane przez RODO dokumenty .

Dokumenty te z w połączeniu z Rejestrem przewarzania sprawią, że będziesz przygotowany na minimum kontroli, a w praktyce są bardzo proste do przygotowania:

  •  Rejestr naruszeń – gdzie będziesz mieć miejsce na wszystkie potencalne skarki jakie do Ciebie wpłyną (powinno być tak TUTAJ RAFAŁ PODAJ PROSZĘ CO
  •  Formularz zgłoszenia naruszenia danych ? – co tam pownno być

4. Na spokojnie wraz z rozwojem spraw uaktualniaj dokumentację i przy okazji doskonal działanie firmy.

Przypatrz się każdemu krokowi z Rejestru przetwarzania danych i zastanów się:
• Jakie kroki tam możemy opisać, by proces lepiej działał – np. jak postępować z zapytaniami ofertowymi, a przy okazji będziesz mieć to lepiej przygotowane i zmapowane do RODO
• Przyjrzyj się czy faktycznie wszyscy wpisani tam pracownicy powinni mieć dostęp do tych danych i jak je zabezpiczyć
• Zrób sobie analizę ryzyka – rozpisz dalej w tabeli co może się stać, że wypłyną dane i jaki będzie tego skutek. Dla najgorszych i najbardziej prawodopodobnych scenariuszy przygotuj proste procedury postepowania na wypadek wypływu.

JAK TO ZROBIĆ PROFESJONALNIE I GDZIE SZUKAĆ INSPIRACJI?

Pod tym adresem LINK możesz zapisać się na przedsprzedaż kursu, jaki przygotowuj Rafał gdzie nie tylko znajdziesz informacje jak zrobić to samodzielnie, ale też dokumenty na jakich bazować i przez cały rok aktualizację na postawie kontroli przeprowadzanych przez urząd.

Na co jeszcze czekasz - przetestuj Prodio!

Wypróbuj przez 30 bez zobowiązań najbardziej przyjazny program do zarządzania produkcją, łatwo zaplanuj pracę, śledź postępy produkcji przez swoją komórkę, zyskaj czas i odmień działanie firmy. Jeśli po 30 dniach stwierdzisz, że to nie dla Ciebie po prostu zostawisz konto.
Przestestuj 30 dni za darmo.

Czy i dlaczego Twoi pracownicy produkcji się zwolnią (nasze małe badanie) ?

Czy i dlaczego Twoi pracownicy produkcji się zwolnią (nasze małe badanie) ?

Każdy przedsiębiorca stara się zoptymalizować proces produkcji w swoim zakładzie. Mimo inwestowania w pracownika decyduje się on odejść, a Ty jesteś tak zajęty łataniem luki w załodze Twojej firmy, że odsuwasz przegląd procesu produkcji. Produkować jeszcze więcej, taniej i lepiej – to marzenie każdego zarządzającego firmą właściciela.Wielu z nich decyduje się wdrożyć system Prodio, by odnaleźć miejsca i etapy pracy, przez które ucieka najwięcej czasu, gdzie produkt najczęściej wychodzi wadliwy, więc de facto tracimy pieniądze i klientów. Mimo usprawnienia produkcji, czasami okazuje się, że mimo mniejszego zapotrzebowania na pracowników, wciąż występuje problem znalezienia pracownika. Postaramy się dzisiaj omówić przyczyny tego zjawiska.

(więcej…)

Na jakie zmiany produkcji przygotować się w 2018?

Na jakie zmiany produkcji przygotować się w 2018?

Szykuj się na zmiany!

Nadchodzą ciekawe czasy dla małych firm – szczególnie tych produkcyjnych, a jak mówi jedno z chińskich przekleństw – „Obyś żył w ciekawych czasach” ;).

Zmiany, o których będziemy mówili dotyczą WYJĄTKOWO NAS POLAKÓW.  Nasza gospodarka pracuje świetnie, bardzo szybko się rozwija, ale równocześnie z tym rozwojem zaczynamy wchodzić do tej najwyższej ligi europejskiej, gdzie obowiązują zupełnie inne zasady gry.

W dzisiejszym materiale chciałbym Cię zainspirować nadchodzącymi zmianaprzybliżyć, dlaczego małe firmy muszą zacząć produkować bardziej produktywnie. Będzie to taki materiał mniej techniczny niż zawsze, chciałbym Cię zainspirować.
(więcej…)