Jak przygotować małą firmę produkcyjną do wymagań RODO ? Wywiad z Rafałem Tochmanem.

Jak przygotować małą firmę produkcyjną do wymagań RODO ? Wywiad z Rafałem Tochmanem.

Szaleństwo odnośnie RODO trwa w najlepsze, a powstałe jak „grzyby po deszczu” pseudo-eksperckie firmy, żerują na niewiedzy przedsiębiorców, sprzedając na ogół bezwartościowe w przypadku kontroli zestawy dokumentów.

Tymczasem okazuje się, że RODO to nie biurokratyczna maszyna a system pracy, po jakiego zrozumieniu można rozwiązać samodzielnie przy okazji poprawiając działanie firmy. Jak ro zrobić  – zapytaliśmy jednego z czołowych ekspertów w tym temacie – Rafała Tochmana.

Czego dowiesz się w tym wywiadzie:

  • Jakie jest prawdopodobieństwo, że zapuka do Ciebie kontrola?
  • Dlaczego kupowana na szybko, gotowa dokumentacja / szkolenie może okazać się całkowicie bezwartościowa w przypadku kontroli?
  • Od czego zacząć jeśli nie masz jeszcze nic gotowe ( czyli jak dostosować Twoją www by stworzyć „fasadę” pokazującą dla naciągaczy, że masz wdrożone RODO) ?
  • Jak samodzielnie na spokojnie wprowadzić u siebie procedury RODO i przy okazji poprawić funkcjonowanie oraz bezpieczeństwo firmy?
Rafał Tochman

Rafał Tochman

Ekspert bezpieczeństwa danych osobowych.

POZNAJ EKPERTA

Rafała poznałem wiele lat temu jako pasjonata systemów jakością i  własciciela  najbardziej popularnego polskiego portalu w tej tematyce.

W międzyczasie Rafał rozwijał swoją pasję stając się ekspertem ds. bezpieczeństwa i ochrony danych  (szczególnie osobowych). Obecnie firma Rafała wspiera topowych graczy e-commerce w wdrożeniach RODO i zapewnieniu bezpieczeństwa danych.

Kontakt do Rafała znajdziesz na: www.safelog.pl

Jak przygotowac małą firmę produkcyjną do wymagań RODO – notatki:

UWAGA:– jest to NASZE skrótowe podsumowanie wywiadu ( a NIE materiały od eksperta ), gdzie jak to mamy w Prodio w zwyczaju niektóre tematy bardzo mocno uprośliśmy, przez co nie ponosimy odpowiedzialności. W razie pytań odsyłamy do Rafała 🙂

1. Jeśli nic nie przygotowałeś, to NIE WARTO NA SZYBKO wykonywać nerwowych ruchów na 25 maja, ale zabrać się na spokojnie.

Po pierwsze: Na początku prawdopodobieństwo kontroli jest bardzo, bardzo niskie.

Ogran kontrolujący sam przygotowuje się do pracy i tworzone są zasoby, dwa w pierwszej kolejności „pod nóż” pójdą głównie wielkie instytucje przetwarzające ogromne ilości danych oraz urzędy. Więc by mała firma produkcyjna była skontrolowana musiał by trafić do niej donos oraz mieć szczególnego pecha, bo takich donosów posypią się pewnie ogromne ilości. Dwa, jako mała firma produkcyjna masz bardzo małe ilości danych osobowych.

Po drugie: Nie ma co się bać naciągaczy.

Nie warto też bać się wszelkiego rodzaju wyłudzaących e-mail / telefonów jakie będą przeprowadzać różnego rodzaju „pseudo specjaliści” straszący, że jeśli nie przedstwi się im dokumentacji to albo trzeba im zapłacić za audit, albo zgłoszą firmę do kontroli. Ich model opraty jest o zastraszanie i znalezienie naiwnej firmy.

Po trzecie: Gotowce kupowane przez Internet / tanie usługi prawnicze są na ogół nic nie warte.

Obecnie na każdym kroku da się kupić „gotowe dokumentacje pod RODO”, a niektóre kancelarie prawne które nie miały pojęcia jeszcze kilka miesięcy temu o bezpieczeństwie danych osobowych oferują pakiety dokumentacji bez wyjaśnień np. za 500-2000 zł, które załatwiają sprawę RODO bez wizyty w firmie, które mogą się okazać całkowicie nie przydatne podczas kontroli.. ..bo są niedostosowane do sytuacji, dlatego warto czasem zrobić to samem

2. Od czego zacząć – czyli jak samodzielnie się przygotować się do RODO

1. Sprawdź jakie masz dane osobowe i zdecyduj co z nimi robisz.

Najlepszą metodą by to zrobić, a przy okazji stworzyć dokument jaki przygotowuje Cię na kontrole RODO, jest zrobienie PROSTEJ TABELI którą później wydrukujesz, podpiszesz i nazwiesz REJESTREM PRZETWARZANIA.

Przykład, jaki taka tabela może wyglądać i co powinno się tam znaleźć (już wstępnie wypełniony przez nas) możesz pobrać tutaj : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1EiostHmkLnL4EwXFxndBeD68uAqgMDEH7otQ2MshNR8/edit?usp=sharing

(UWAGA – nie jest to wersja od naszego eksperta, ale jaką zrobiliśmy na bazie wywiadu ułatwić dla Ciebie przygotowania). Szczegółowe omówienie co w takim rejestrze powinno się znaleźć i jak to interpretować, znajdziesz w materiale w materiale wideo z wywiadem.

2. Spełnij obowiązek informacyjny – w praktyce zbuduj na swojej stronie fasadę, pokazującą że masz już w pełni wdrożone RODO.

Zacznij od swojej strony www – bo to ją widzą wszyscy potencjalni naciągacze – szczególni powinieneś się tym zająć, jeśli masz tam formularz kontaktowy lub jakiś rodzaj livechatu. Co warto zrobić w takim przypadku:

  •  zainstalować darmowy certyfikat SLL. (Certyfikat SLL, czyli zielona kłódeczka w Twojej przeglądarce która pokazuje że połączenie z Twoją witryną jest szyfrowane, może być całkowicie darmowy lub w płatnych wersjach kosztować kilkadziesiąt złotych rocznie, a daje Ci 2 korzyści: na wypadek kontroli pokazujesz, że dane osobowe wpisane przez formularz są zabiezpieczone przed przechwyceniem , a już niedługo witryny bez cerfyfikatu SLL będą oznaczane przez przeglądarki jako niezbezpiecznie i niżej pozycjonowane, a to już ma wartość biznesową.
  •  Na stronie www zamieść politykę bezpieczeństwa (jest ona niewymagana przez RODO, ale pozwala w łatwy sposób spełnić obowiązek informacyjny jaki nakłada ustawa)
  • Pod formularzem dodaj dopisek „Wysyłając formularz zgadzasz się na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z..” Polityka powinna mieć następujące elementy (tutaj wzór jaki podesłał Rafał): (link)

Pamiętaj też, że nie masz obowiązku informacyjnego w przypadku, gdy dane są przekazywane świadomie dla realizacji usługi (np. jeśli ktoś zamawia u Ciebie towar, a Ty przetworzysz jego dane tylko na potrzeby zamówienia).

3. Stwórz 2 dodatkowe wymagane przez RODO dokumenty .

Dokumenty te z w połączeniu z Rejestrem przewarzania sprawią, że będziesz przygotowany na minimum kontroli, a w praktyce są bardzo proste do przygotowania:

  •  Rejestr naruszeń – gdzie będziesz mieć miejsce na wszystkie potencalne skarki jakie do Ciebie wpłyną (powinno być tak TUTAJ RAFAŁ PODAJ PROSZĘ CO
  •  Formularz zgłoszenia naruszenia danych ? – co tam pownno być

4. Na spokojnie wraz z rozwojem spraw uaktualniaj dokumentację i przy okazji doskonal działanie firmy.

Przypatrz się każdemu krokowi z Rejestru przetwarzania danych i zastanów się:
• Jakie kroki tam możemy opisać, by proces lepiej działał – np. jak postępować z zapytaniami ofertowymi, a przy okazji będziesz mieć to lepiej przygotowane i zmapowane do RODO
• Przyjrzyj się czy faktycznie wszyscy wpisani tam pracownicy powinni mieć dostęp do tych danych i jak je zabezpiczyć
• Zrób sobie analizę ryzyka – rozpisz dalej w tabeli co może się stać, że wypłyną dane i jaki będzie tego skutek. Dla najgorszych i najbardziej prawodopodobnych scenariuszy przygotuj proste procedury postepowania na wypadek wypływu.

JAK TO ZROBIĆ PROFESJONALNIE I GDZIE SZUKAĆ INSPIRACJI?

Pod tym adresem LINK możesz zapisać się na przedsprzedaż kursu, jaki przygotowuj Rafał gdzie nie tylko znajdziesz informacje jak zrobić to samodzielnie, ale też dokumenty na jakich bazować i przez cały rok aktualizację na postawie kontroli przeprowadzanych przez urząd.

Na co jeszcze czekasz - przetestuj Prodio!

Wypróbuj przez 30 bez zobowiązań najbardziej przyjazny program do zarządzania produkcją, łatwo zaplanuj pracę, śledź postępy produkcji przez swoją komórkę, zyskaj czas i odmień działanie firmy. Jeśli po 30 dniach stwierdzisz, że to nie dla Ciebie po prostu zostawisz konto.
Przestestuj 30 dni za darmo.

Czy i dlaczego Twoi pracownicy produkcji się zwolnią (nasze małe badanie) ?

Czy i dlaczego Twoi pracownicy produkcji się zwolnią (nasze małe badanie) ?

Każdy przedsiębiorca stara się zoptymalizować proces produkcji w swoim zakładzie. Mimo inwestowania w pracownika decyduje się on odejść, a Ty jesteś tak zajęty łataniem luki w załodze Twojej firmy, że odsuwasz przegląd procesu produkcji. Produkować jeszcze więcej, taniej i lepiej – to marzenie każdego zarządzającego firmą właściciela.Wielu z nich decyduje się wdrożyć system Prodio, by odnaleźć miejsca i etapy pracy, przez które ucieka najwięcej czasu, gdzie produkt najczęściej wychodzi wadliwy, więc de facto tracimy pieniądze i klientów. Mimo usprawnienia produkcji, czasami okazuje się, że mimo mniejszego zapotrzebowania na pracowników, wciąż występuje problem znalezienia pracownika. Postaramy się dzisiaj omówić przyczyny tego zjawiska.

(więcej…)

Na jakie zmiany produkcji przygotować się w 2018?

Na jakie zmiany produkcji przygotować się w 2018?

Szykuj się na zmiany!

Nadchodzą ciekawe czasy dla małych firm – szczególnie tych produkcyjnych, a jak mówi jedno z chińskich przekleństw – „Obyś żył w ciekawych czasach” ;).

Zmiany, o których będziemy mówili dotyczą WYJĄTKOWO NAS POLAKÓW.  Nasza gospodarka pracuje świetnie, bardzo szybko się rozwija, ale równocześnie z tym rozwojem zaczynamy wchodzić do tej najwyższej ligi europejskiej, gdzie obowiązują zupełnie inne zasady gry.

W dzisiejszym materiale chciałbym Cię zainspirować nadchodzącymi zmianaprzybliżyć, dlaczego małe firmy muszą zacząć produkować bardziej produktywnie. Będzie to taki materiał mniej techniczny niż zawsze, chciałbym Cię zainspirować.
(więcej…)

Popraw te 3 elementy, a niesamowicie zwiększysz wydajność i zoptymalizujesz produkcję.

Popraw te 3 elementy, a niesamowicie zwiększysz wydajność i zoptymalizujesz produkcję.

Dzisiaj mamy niesamowicie istotny temat: Jak koncentrując się na trzech elementach, możesz błyskawicznie podnieść wydajność Twojej produkcji, a także znacznie obniżyć koszty. Dlatego bardzo proszę Cię – wyłącz wszystkie rozpraszacze i na 10 minut skoncentruj się, bo nie masz zielonego pojęcia, jak wiele czasu oraz środków jesteś w stanie zaoszczędzić, skupiając się na tych trzech miejscach.
(więcej…)

Jak zwiększyć kontrolę produkcji dzięki czytnikom RFID?

Jak zwiększyć kontrolę produkcji dzięki czytnikom RFID?

 

Dla jeszcze lepszej kontroli Twojej produkcji i szybszej rejestracji zadań przez pracowników wzięliśmy na warsztat kolejną funkcjonalność z wartych setki tysięcy złotych systemów produkcyjnych. Od teraz możesz prosto i przyjemnie korzystać z czytników RFID w Prodio! Zobacz co potrzebujesz i jak łatwo możesz to osiągnąć: (więcej…)